Apa itu Filing System
Filing System adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen
Filing System membantu mengatur siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan jangka panjang atau penghapusan. Dokumen yang sudah tidak digunakan lagi dapat dikelola sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Sebuah Filing System memungkinkan perusahaan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku terkait.
Fungsi Utama Filing System
Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkanbeberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang – bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Berikut 6 fungsi utama filing system dalam sebuah kantor atau perusahaan!
Kelemahan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Macam-macam sistem penyimpanan memiliki kelemahan masing-masing. Adapun kelemahan dari sistem subjek antara lain:
Mudah Dikembangkan
Kelebihan kedua adalah mudah dalam pengembangan artinya tidak terbatas pada judul. Pengembangan berdasarkan pada susunan juga dapat dikembangkan lebih lanjut.
Baik perusahaan atau instansi pemerintah yang menggunakan sistem ini akan lebih rapi dalam susunannya.
Masih banyak kelebihan lainnya, yang pasti sangat memudahkan ketika mencari arsip lama atau baru.
Meningkatkan Aksesibilitas & Cepatnya Pencarian
Filing System yang baik memungkinkan karyawan dengan mudah mengakses dokumen yang mereka butuhkan. Ini bisa menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, dan memastikan informasi dapat ditemukan dengan cepat.
Ingin Mempunyai Produk Filing System Berkualitas? Alba Unggul Metal Solusinya!
Dalam usaha mengorganisasi arsip dalam sebuah kantor atau perusahaan, memilih filing system seperti filing cabinet, mobile file, lemari arsip, dan rak arsip adalah langkah yang sangat tepat. Anda akan merasakan manfaat produk yang tahan lama, mulai dari penghematan ruang hingga biaya. Percayakan pilihan produk filing system kepada PT Alba Unggul Metal. Kualitas produknya terjamin unggul karena menggunakan bahan material yang berkualitas.
Anda juga bisa langsung menghubungi dengan salah satu tim Alba dengan cara menghubungi kontak Alba dan dapatkan informasi penting lainnya.
Macam – Macam Filing System
Sulit Mengklasifikasikan Arsip
Arsip sulit dalam melakukan klasifikasi karena terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama atau mirip. Padahal arsip berbeda satu dengan yang lainnya.
Pertumbuhan dan Skalabilitas
Sebuah Filing System yang baik harus dapat tumbuh seiring dengan perusahaan. Ini berarti perusahaan menambahkan lebih banyak dokumen dan informasi seiring dengan pertumbuhan bisnis tanpa mengorbankan efisiensi atau aksesibilitas.
